Was gute SAP-Endanwendertrainings wirklich ausmacht

Wer ein SAP-Endanwendertraining einkauft, vergleicht in der Regel drei Zahlen: Tagessatz, Dauer, Teilnehmerzahl. Sie stehen in nahezu jedem Angebot und lassen sich unmittelbar nebeneinanderlegen — anders als vieles, was den Erfolg tatsächlich bestimmt.

Nur sagt keine dieser drei Zahlen etwas darüber aus, ob die Teilnehmer nach dem Go-Live arbeitsfähig sind. Zwei Anbieter können denselben Preis für dieselbe Dauer aufrufen und trotzdem völlig unterschiedliche Ergebnisse liefern. Was den Unterschied ausmacht, steht selten im Angebot — man muss danach fragen.

Dieser Beitrag beschreibt die Merkmale, an denen sich ein gutes Endanwendertraining erkennen lässt, und liefert zu jedem eine Frage, die Sie einem Anbieter vor der Beauftragung stellen können. Warum Trainings scheitern, habe ich an anderer Stelle beschrieben — in Warum SAP-FI-Schulungen oft nicht die gewünschten Ergebnisse liefern. Hier geht es um die Gegenrichtung.

Vorab: Warum die üblichen Kennzahlen nicht taugen

Die Dauer. Ein dreitägiges Training ist nicht besser als ein zweitägiges. Es ist länger. Ob der zusätzliche Tag Übungszeit oder zusätzliche Folien bringt, entscheidet über den Nutzen — nicht die Zahl selbst.

Die Teilnehmerzahl. Große Gruppen sind günstiger pro Kopf und liefern deshalb auf dem Papier den besseren Preis. Sie machen individuelles Üben aber schwierig bis unmöglich — und genau das Üben ist der Teil, der wirkt. Wichtig dabei: Die Gruppengröße sagt nichts über die Qualität eines Anbieters aus. Sie ist eine Rahmenbedingung, die Sie selbst setzen, und sie beeinflusst das Ergebnis erheblich. Weiter unten steht deshalb ein eigener Abschnitt dazu.

Der Feedbackbogen am Ende. Er misst, ob die Teilnehmer den Tag angenehm fanden. Das korreliert nicht zuverlässig damit, ob sie vier Wochen später korrekt buchen. Ein unterhaltsamer Trainingstag mit schwachem Transfer bekommt gute Noten; ein anstrengender mit hohem Übungsanteil oft schlechtere.

Diese drei Größen sind nicht wertlos, aber sie sind Rahmenbedingungen — keine Qualitätsmerkmale.

Sechs Merkmale, an denen Sie Qualität erkennen

1. Das Training ist nach Rollen geschnitten, nicht nach Modulen

Ein Endanwender arbeitet nicht „in FI". Er erfasst Eingangsrechnungen, klärt Differenzen oder bereitet den Zahllauf vor. Ein Training, das sich an der Modulstruktur von SAP entlanghangelt, bildet die Software ab — nicht die Arbeit.

Gute Trainings sind entlang von Rollen und Prozessschritten aufgebaut. Die Teilnehmer erkennen ihren eigenen Arbeitstag wieder, und alles, was nicht zu ihrer Rolle gehört, wird weggelassen statt vorsichtshalber mitgenommen.

2. Geübt wird am eigenen System mit eigenen Daten

Ein Training auf dem Standard-Modellmandanten zeigt, wie SAP funktioniert. Es zeigt nicht, wie es bei Ihnen funktioniert. Ihre Kontenpläne, Ihre Belegarten, Ihre Feldsteuerungen, Ihre Freigabewege — nichts davon kommt vor.

Der Unterschied wird am ersten Arbeitstag nach dem Go-Live sichtbar: Der Teilnehmer sucht das Feld, das er im Training gesehen hat, und findet es nicht. Ein gutes Training läuft deshalb auf einem Schulungsmandanten mit realistischen Stammdaten und den tatsächlichen Prozessen des Unternehmens.

Das ist Aufwand, und zwar auf Ihrer Seite: Jemand muss den Mandanten bereitstellen und die Übungsdaten anlegen. Ein Anbieter, der das früh anspricht, verkauft Ihnen keine Zusatzleistung, sondern nimmt die Sache ernst.

3. Der Übungsanteil ist hoch — und fest eingeplant

Vorführen ist kein Üben. Zusehen, wie jemand eine Buchung erfasst, erzeugt das Gefühl von Verständnis, ohne Handlungssicherheit aufzubauen. Die entsteht erst, wenn der Teilnehmer selbst klickt, dabei einen Fehler macht und ihn korrigiert.

Als Richtwert aus der Praxis: Je nach Thema und Komplexität liegt der Übungsanteil zwischen 40 und 60 Prozent der Trainingszeit. Mehr ist möglich und oft sinnvoll — allerdings nur, solange die Übungen angeleitet und begleitet sind. Unbetreute Übungszeit bringt wenig: Wer feststeckt und niemanden fragen kann, übt im Zweifel den Fehler ein. Entscheidend ist außerdem, dass diese Zeit fest im Ablauf steht und nicht als Puffer am Ende hängt, der bei Zeitnot zuerst gestrichen wird.

4. Der Trainer kann die fachliche Rückfrage beantworten

In jedem Training kommt der Moment, in dem jemand nicht nach dem Klickpfad fragt, sondern nach dem Warum: Warum verlangt dieses Konto eine Kostenstelle? Warum kann ich diesen Beleg nicht ändern? Warum bucht das System hier automatisch?

Ein reiner Systemtrainer weicht an dieser Stelle aus oder verweist auf den Berater. Damit geht mehr verloren als eine Antwort: Die Teilnehmer lernen, dass Nachfragen nichts bringt. Ein Trainer mit Prozesserfahrung beantwortet die Frage — und die Antwort bleibt oft länger hängen als der Klickpfad.

5. Die Unterlagen überleben das nächste Release

Klickanleitungen mit Screenshots veralten schnell. Ein Fiori-Update verschiebt eine Kachel, eine Anpassung ändert eine Maske, und die Unterlage stimmt nicht mehr — mit dem Ergebnis, dass sie niemand mehr benutzt.

Haltbarer sind Unterlagen, die den Prozess und die Logik dahinter beschreiben und den Klickpfad nur als Ergänzung führen. Sie sind auch nach dem nächsten Release noch brauchbar, weil sich die Fachlogik seltener ändert als die Oberfläche.

6. Erfolg wird an der Arbeit gemessen, nicht an der Stimmung

Wenn ein Training wirkt, ändert sich etwas Beobachtbares: Es kommen weniger Rückfragen bei den Key Usern an, bestimmte Fehlerbilder treten seltener auf, das Ticketaufkommen in den ersten Wochen fällt niedriger aus als befürchtet.

Solche Größen lassen sich vorher vereinbaren. Ein Anbieter, der bereit ist, mit Ihnen über Wirkungskriterien zu sprechen statt nur über Zufriedenheitswerte, hat sich mit der Frage beschäftigt.

Zwei Größen, die Sie selbst festlegen

Die sechs Merkmale prüfen Sie am Anbieter. Zeitpunkt und Gruppengröße dagegen entscheiden Sie selbst — sie sagen nichts über die Qualität eines Anbieters aus, beeinflussen den Trainingserfolg aber erheblich. Genau deshalb gehören sie nicht in die Angebotsbewertung, sondern in Ihre eigene Planung.

Der Zeitpunkt: drei bis sechs Wochen vor dem Go-Live

Der Abstand zwischen Training und Go-Live ist eine Gratwanderung. Liegt das Training zu früh, ist zu viel wieder vergessen, bis es darauf ankommt. Ab etwa zwei Monaten Vorlauf ist der Verlust deutlich spürbar. Liegt es zu spät, bleibt keine Zeit mehr, das Gelernte zu festigen oder offene Punkte nachzuarbeiten.

Das Fenster, das sich in der Praxis bewährt hat, liegt bei drei bis sechs Wochen vor dem Go-Live. Nah genug, dass das Wissen noch präsent ist; weit genug, dass Nacharbeit und Übung im Testsystem noch möglich sind.

Die Gruppengröße: 14 bis 22 Teilnehmende

Die Gruppengröße ist situationsabhängig, aber nicht beliebig. Die besten Erfahrungen mache ich mit Gruppen von 14 bis 22 Teilnehmenden. Groß genug für Austausch und unterschiedliche Perspektiven aus verschiedenen Abteilungen, klein genug, um während der Übungen bei jedem einmal vorbeizuschauen.

Eine klare Grenze gibt es trotzdem: Mehr als 30 Personen sollten es in einem Endanwendertraining nicht sein. Darüber lässt sich der Übungsteil nicht mehr betreuen, und wer während der Übung feststeckt, bleibt stecken. Wenn mehr Personen zu schulen sind, ist die Antwort ein weiterer Termin — nicht eine größere Gruppe.

Und dann: Was nach dem Training passiert

Die entscheidende Phase liegt nicht im Training, sondern in den Wochen danach. Dort trifft das Gelernte zum ersten Mal auf echte Belege, echten Zeitdruck und Fälle, die im Training nicht vorkamen. Warum Training gerade nach dem Go-Live entscheidend ist, habe ich am Beispiel der Fiori-Umstellung beschrieben.

Was dann typischerweise passiert: Die Anwender wenden sich an die Key User. Die haben aber selbst gerade Hochbetrieb — warum sie nach dem Go-Live regelmäßig überfordert sind, habe ich an anderer Stelle beschrieben. Die Folge sind Wartezeiten, improvisierte Lösungen und Buchungen, die später korrigiert werden müssen.

Genau für diese Lücke gibt es die FI-Sprechstunde. Sie startet am Tag nach dem Go-Live und läuft mit abnehmender Frequenz aus: in den ersten Wochen dreimal wöchentlich für 90 bis 120 Minuten, bis zur vierten bis sechsten Woche zurückgehend auf zweimal wöchentlich für 45 bis 60 Minuten.

Das Format ist bewusst niedrigschwellig. Es gibt keine Agenda und keine Voranmeldung mit Problembeschreibung. Jeder Anwender kann kommen und jede Frage stellen — auch wer nicht in der Finanzbuchhaltung sitzt, aber an einer Stelle mit FI in Berührung kommt. Geklärt wird an den Fällen, die die Teilnehmer gerade auf dem Tisch haben.

Der Effekt ist doppelt: Die Fälle werden gelöst, und die Fragen aus der Sprechstunde zeigen sehr genau, wo das Training Lücken hatte. Diese Information bekommen Sie aus keinem Feedbackbogen.

Die Checkliste im Überblick

Zum Mitnehmen

Preis, Dauer und Teilnehmerzahl sind Rahmenbedingungen, keine Qualitätsmerkmale. Was über den Erfolg entscheidet, steht selten im Angebot: Rollenschnitt statt Modulstruktur, das eigene System statt des Modellmandanten, echte Übungszeit statt Vorführung, ein Trainer, der die fachliche Rückfrage beantwortet, haltbare Unterlagen und vereinbarte Wirkungskriterien.

Zwei Größen sagen nichts über den Anbieter, entscheiden aber mit über das Ergebnis — und beide legen Sie selbst fest: der Termin drei bis sechs Wochen vor dem Go-Live und eine Gruppe, die klein genug bleibt, um jeden beim Üben zu begleiten. Und die wichtigste Frage stellt sich nicht vor dem Training, sondern danach — nämlich, wer in den ersten Wochen im Echtbetrieb ansprechbar ist.

Die gute Nachricht für Entscheider: Sie müssen SAP nicht selbst können, um Qualität zu beurteilen. Die Fragen aus diesem Beitrag lassen sich in jedem Vorgespräch stellen. Wie ein Anbieter darauf antwortet, sagt mehr als jedes Angebotsdokument.