Buchungsschlüssel in SAP: Was bedeuten 40, 50, 31 und 01?

Wer im SAP GUI eine Buchung erfasst, stolpert früher oder später über ein kleines Feld mit der Bezeichnung BSchl. Zwei Ziffern, mehr nicht. Und doch entscheidet dieser Wert darüber, ob eine Buchung überhaupt funktioniert und ob der Betrag auf der richtigen Seite des Kontos landet.

In den SAP-Fiori-Apps ist das Feld meist verschwunden. An seine Stelle tritt ein schlichter Schalter für Soll und Haben. Abgeschafft ist das Konzept damit aber nicht, es ist nur in den Hintergrund gerückt: Das System setzt den Buchungsschlüssel weiterhin, es fragt Sie nur nicht mehr danach.

Dieser Beitrag erklärt, was ein Buchungsschlüssel steuert, welche Schlüssel Sie im Alltag wirklich brauchen und woran Sie sich die Systematik dahinter merken können.

Was ein Buchungsschlüssel steuert

Der Buchungsschlüssel ist ein zweistelliger Schlüssel, der zu jeder einzelnen Belegposition gehört. Er trifft drei Festlegungen auf einmal:

1. Die Kontoart — auf welche Art von Konto die Position bucht: Sachkonto, Debitor, Kreditor, Anlage oder Material.
2. Soll oder Haben — auf welcher Seite des Kontos der Betrag steht.
3. Den Feldstatus der Zusatzangaben — welche weiteren Felder in dieser Position ausgeblendet, optional oder Pflicht sind.

Zwei weitere Angaben trägt der Schlüssel im Hintergrund mit. In der Buchungsmaske sehen Sie sie nicht, in Auswertungen bemerken Sie sie durchaus:

• ob die Position mit einem Zahlungsvorgang zusammenhängt — die Grundlage dafür, dass sich Zahlungsverhalten auswerten und Zahlungsmitteilungen erzeugen lassen;
• ob die Buchung umsatzwirksam ist, also die Verkehrszahlen des Kontos fortschreibt.

Die wichtigsten Buchungsschlüssel auf einen Blick

Sechs Schlüssel, und der Großteil des Tagesgeschäfts ist abgedeckt. 40 und 50 tragen jede manuelle Sachkontenbuchung. 01 steht auf der Ausgangsrechnung an einen Kunden, 31 auf der Eingangsrechnung eines Lieferanten. 11 und 21 sind die zugehörigen Gutschriften.

Wer sich klarmacht, dass eine Gutschrift buchhalterisch nichts anderes ist als die Rechnung mit vertauschten Seiten, muss die Gegenstücke nicht einzeln lernen. Drei Beispiele zeigen das Zusammenspiel.

Manuelle Sachkontenbuchung: Miete per Bank bezahlt

Eingangsrechnung eines Lieferanten

Die Habenposition landet dabei nicht auf einem frei gewählten Konto, sondern über das Abstimmkonto des Lieferanten automatisch im Hauptbuch. Wie diese Verbindung funktioniert, erklärt der Beitrag Hauptbuch, Nebenbuch, Abstimmkonto.

Ausgangsrechnung an einen Kunden

Wo Brutto und Netto im Beleg stehen

An den beiden letzten Beispielen fällt eine Aufteilung auf, die bei jeder steuerpflichtigen Rechnung wiederkehrt:

• Das Personenkonto — also Debitor oder Kreditor — trägt den Bruttobetrag. Das ist der Betrag, den der Kunde zahlt beziehungsweise den Sie dem Lieferanten schulden.
• Das Aufwands- oder Erlöskonto trägt den Nettobetrag.
• Der Steuerbetrag steht auf einem eigenen Steuerkonto — das ebenfalls ein Sachkonto ist.

Der letzte Punkt ist wichtiger, als er aussieht: Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten sind Sachkonten. Die verbreitete Faustformel „Personenkonten brutto, Sachkonten netto" greift deshalb zu kurz. Richtig ist, dass sich der Bruttobetrag auf mehrere Sachkontenpositionen aufteilt.

Für die tägliche Belegprüfung bleibt trotzdem eine brauchbare Kontrolle: Die Personenkontoposition muss der Summe aus Nettobetrag und Steuer entsprechen.

Die Systematik dahinter

SAP liefert die Buchungsschlüssel nicht wahllos aus, sondern in Nummernblöcken je Kontoart.

Daraus ergibt sich eine Merkhilfe, die in den meisten Fällen trägt: Der Habenschlüssel ist der Sollschlüssel plus zehn. 01 wird zu 11, 21 wird zu 31, 40 wird zu 50, 89 wird zu 99. Die Anlagenschlüssel 70 und 75 sind die Ausnahme.

Bei den Anlagen sollten Sie 70 und 75 schlicht als Anlagen im Soll und Anlagen im Haben lesen, nicht als Zugang und Abgang. Der Grund: Anlagenabgänge mit Erlös werden in der Praxis teilweise über den Schlüssel 50 auf spezielle Sachkonten gebucht, die mit der Anlage verknüpft sind. Die Gleichung „70 gleich Zugang, 75 gleich Abgang" trägt also nicht.

Bei Anlagen- und Materialpositionen genügt der Buchungsschlüssel außerdem nicht allein. Dort kommt die Bewegungsart hinzu. Sie beschreibt den konkreten Geschäftsvorfall und beeinflusst sowohl die weitere Buchungs- und Bewertungslogik als auch den Ausweis in der betrieblichen Auswertung.

Für Buchungen, die aus der Materialwirtschaft heraus auf Sachkonten laufen, existieren zusätzliche Schlüsselpaare wie 80/90, 81/91, 83/93, 84/94, 85/95 und 86/96. Bei solchen integrierten Vorgängen verwendet das System diese Schlüssel selbst; als FI-Anwender müssen Sie sie normalerweise nicht eingeben.

Gute Nachricht: Ihr Wissen ist übertragbar

Buchungsschlüssel werden — wie Belegarten — auf Mandantenebene definiert. Sie gelten also über alle Buchungskreise hinweg identisch. Was Sie in einem Buchungskreis über den Schlüssel 40 wissen, gilt im nächsten genauso.

Darüber hinaus empfiehlt SAP, die ausgelieferten Standardbuchungsschlüssel zu verwenden. Der Grund ist technischer Natur: Werden Schlüssel geändert oder neu definiert, müssen sämtliche Tabellen aktualisiert werden, die auf sie verweisen. Entsprechend selten weichen Unternehmen davon ab. Für Sie als Anwender heißt das: Die Schlüssel, die Sie hier kennenlernen, sind in nahezu jedem SAP-System dieselben — auch bei einem Arbeitgeberwechsel.

Warum es für Sachkonten nur zwei Schlüssel gibt

Auffällig an der Übersicht ist das Ungleichgewicht: Für Debitoren und Kreditoren gibt es jeweils rund zwanzig Schlüssel, für Sachkonten genau zwei. Dahinter steckt eine bewusste Arbeitsteilung zwischen zwei Steuerungsinstrumenten.

Bei Sachkonten übernimmt die Feldstatusgruppe die Differenzierung. Sie steht im Buchungskreissegment des Sachkontenstammsatzes und legt fest, welche Felder beim Buchen ausgeblendet, optional oder Pflicht sind: Ein Bankkonto braucht kein Kostenstellenfeld, ein Aufwandskonto verlangt es. Weil diese Unterscheidung bereits am Konto hängt, genügen zwei Schlüssel — einer für Soll, einer für Haben.

Bei Debitoren und Kreditoren liegt der Fall anders. Der Personenstammsatz selbst trägt keine Feldstatusgruppe. Beim Buchen auf ein Nebenbuchkonto zieht SAP deshalb die Feldstatusgruppe des zugehörigen Abstimmkontos heran — dort ist sie hinterlegt. Damit ist die kontoabhängige Steuerung geklärt, nicht aber die Unterscheidung nach Geschäftsvorfall: Rechnung, Gutschrift, Zahlung, Zinsberechnung und Sonderhauptbuchvorgänge verlangen jeweils andere Felder. Genau diese vorgangsabhängige Differenzierung übernimmt der Buchungsschlüssel. Deshalb gibt es dort so viele davon.

Wenn sich beide Quellen widersprechen

Weil Feldstatusgruppe und Buchungsschlüssel beide auf denselben Feldern arbeiten, muss SAP entscheiden, welche Vorgabe gewinnt. Die Rangfolge lautet:

1. Ausblenden (höchste Priorität)
2. Musseingabe
3. Kanneingabe (niedrigste Priorität)

Ist ein Feld also in der einen Quelle optional und in der anderen ausgeblendet, verschwindet es. Ist es einmal optional und einmal Pflicht, wird es zum Pflichtfeld.

Wo der Buchungsschlüssel heute noch auftaucht

In SAP S/4HANA begegnet Ihnen der Schlüssel an drei Stellen:

• In der Komplexbuchung — der Fiori-App Sachkontenbuchungen anlegen, im SAP GUI die Transaktion FB01 — geben Sie ihn weiterhin selbst ein.
• In den vereinfachten Fiori-Buchungsapps ersetzt ihn ein Soll/Haben-Schalter. Der Schlüssel wird im Hintergrund gesetzt.
• In der Beleganzeige sehen Sie ihn in jeder Belegposition — unabhängig davon, mit welcher App gebucht wurde.

Der letzte Punkt ist der praktisch nützlichste: Wenn Sie einen fremden Beleg prüfen und wissen wollen, was dort eigentlich passiert ist, sagt die Spalte mit dem Buchungsschlüssel oft mehr aus als der Buchungstext. Warum das Feld in Fiori überhaupt verschwunden ist und was das für den Arbeitsalltag bedeutet, ordnet der Beitrag SAP GUI vs. Fiori ein.

Typische Stolperfallen

Der Schlüssel passt nicht zum Konto. Wer mit 40 auf einen Kreditor buchen will, bekommt eine Fehlermeldung. Der Schlüssel legt die Kontoart fest, und das System prüft konsequent gegen. Die Meldung wirkt kryptisch, meint aber schlicht: falsche Kontoart für diesen Schlüssel.

Brutto und netto werden vertauscht. Der Bruttobetrag gehört auf die Personenkontoposition, der Nettobetrag auf das Aufwands- oder Erlöskonto, die Steuer auf das Steuerkonto. Wer die Steuer doppelt erfasst, bekommt einen Beleg, der sich nicht ausgleichen lässt.

Soll und Haben werden als Plus und Minus gelesen. Soll und Haben sind keine Wertung und kein Vorzeichen, sondern schlicht die linke und die rechte Seite eines Kontos. Ob ein Sollbetrag den Saldo erhöht oder senkt, hängt allein von der Kontoart ab.

Der Schlüssel wird automatisch gesetzt und trotzdem gesucht. Bei automatisch erzeugten Buchungen — Zahllauf, Wareneingang, Abschreibungslauf — bestimmt das System den Schlüssel selbst. Wer ihn dort manuell übersteuern will, sucht an der falschen Stelle. Welche Buchungen SAP selbstständig erzeugt, beschreibt der Beitrag Warum bucht SAP automatisch?

Zum Mitnehmen

Der Buchungsschlüssel legt für jede Belegposition drei Dinge zugleich fest: die Kontoart, die Buchungsseite und den Feldstatus der Zusatzangaben. Sechs Schlüssel decken den Alltag ab — 40 und 50 für Sachkonten, 01 und 11 für Debitoren, 21 und 31 für Kreditoren. Bei den Standardpaaren liegt der Habenschlüssel meist zehn Nummern höher; die Anlagenschlüssel 70 und 75 fallen aus diesem Muster.

Über brutto oder netto entscheidet nicht der Schlüssel, sondern der Buchungsvorgang. Für Sachkonten genügen zwei Schlüssel, weil dort die Feldstatusgruppe die kontoabhängige Steuerung übernimmt; bei Personenkonten differenziert der Buchungsschlüssel nach Geschäftsvorfall. Und weil die Standardschlüssel in nahezu jedem System unverändert im Einsatz sind, ist dieses Wissen übertragbar.

In den Fiori-Apps sehen Sie den Schlüssel selten. Verstehen sollten Sie ihn trotzdem — spätestens dann, wenn Sie einen fremden Beleg prüfen oder eine Fehlermeldung einordnen müssen.