Die "Logik von SAP" verstehen – erklärt aus der Trainer-Perspektive

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Wer SAP lernen will, scheitert selten an Apps, Transaktionen oder Klickwegen. Die eigentliche Hürde ist fast immer dieselbe:

Man hat die “Logik von SAP” noch nicht verstanden.

Als Dozent und Trainer im Bereich SAP Finanzwesen (FI) erlebe ich das in nahezu jeder Schulung. Teilnehmende fragen nicht: “Wo klicke ich?” – sondern: “Warum will SAP das jetzt so und nicht anders?”

Und genau darum geht es in diesem Beitrag.

1. SAP denkt nicht technisch – sondern betriebswirtschaftlich

Ein zentraler Punkt, den ich in Trainings immer wieder betone:

SAP ist kein IT-System mit Buchhaltung – sondern Buchhaltung mit IT.

SAP bildet reale Geschäftsprozesse ab:

  • Einkauf
  • Verkauf
  • Lager
  • Buchhaltung
  • Controlling

Das System fragt dabei immer:

  • Was ist wirtschaftlich passiert?
  • Welche Folgeprozesse ergeben sich daraus?
  • Wie wird das revisionssicher dokumentiert?

Wer SAP nur als Software betrachtet, wird es kompliziert finden. Wer SAP als Abbild der Unternehmenslogik versteht, merkt schnell: 👉 SAP ist streng – aber konsequent.

2. SAP ist ein prozessorientiertes System

In Schulungen nutze ich oft diesen Satz:

In SAP gibt es keine Einzelschritte – es gibt nur Prozesse.

Typische Beispiele:

  • Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Zahlung
  • Auftrag → Lieferung → Faktura → Zahlungseingang

Jeder Schritt:

  • baut auf dem vorherigen auf
  • erzeugt automatisch Folgeinformationen
  • ist systemseitig miteinander verknüpft

👉 Deshalb “fragt” SAP so viel. 👉 Deshalb lassen sich Schritte nicht einfach überspringen.

3. Alles ist ein Beleg – und das ist Absicht

In SAP wird für jeden Geschäftsvorfall immer mindestens ein Beleg angelegt, oft auch mehrere gleichzeitig. Eine der wichtigsten SAP-Grundregeln lautet:

Keine Buchung ohne Beleg.

Jeder Geschäftsvorfall erzeugt einen Beleg:

  • FI-Beleg
  • Materialbeleg
  • SD-Beleg
  • CO-Beleg

Aus Trainersicht formuliere ich es oft so:

SAP vertraut nicht dem Menschen, sondern dem Beleg.

Das sorgt für:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Revisionssicherheit
  • Transparenz über Jahre hinweg

Und erklärt, warum:

  • Belege nicht “einfach geändert” werden können
  • Korrekturen meist über Storno und Neubuchung erfolgen

4. Stammdaten steuern das Verhalten von SAP

Viele Probleme in Schulungen entstehen nicht durch falsche Buchungen – sondern durch falsch verstandene Stammdaten.

SAP trennt strikt zwischen:

  • Stammdaten (relativ stabil)
  • Bewegungsdaten (Belege)

Stammdaten sagen SAP:

  • Was darf gebucht werden?
  • Wohin wird gebucht?
  • Welche Konten sind zu verwenden?

👉 SAP “entscheidet” nicht spontan. 👉 SAP folgt den Regeln aus Customizing und Stammdaten.

Oder, wie ich es im Training formuliere:

Der Anwender bucht – die Stammdaten denken.

5. FI-Logik: Jede Buchung hat zwei Seiten

Gerade im Finanzwesen ist die SAP-Logik kompromisslos:

  • Soll = Haben
  • Bilanz immer ausgeglichen
  • Nebenbücher sind integriert mit dem Hauptbuch

Wenn SAP eine Buchung ablehnt, liegt das selten an der Technik – sondern fast immer daran, dass die wirtschaftliche Logik nicht stimmt.

👉 SAP ist hier nicht “pingelig”, sondern korrekt.

6. Integration ist kein Zusatz – sie ist der Kern

Ein weiterer zentraler Schulungspunkt:

In SAP gibt es keine isolierten Module.

Beispiele:

  • Wareneingang im MM → automatische FI-Buchung
  • Faktura im SD → Erlöse & Debitoren
  • Abschreibungen aus AA → Hauptbuch

Das bedeutet:

  • Jeder Prozess hat finanzielle Auswirkungen
  • Jeder Fehler wirkt systemweit
  • Jeder Buchungsschritt sollte bewusst erfolgen

7. Warum SAP sich oft “unflexibel” anfühlt

Viele Einsteiger empfinden SAP als starr. Aus Trainersicht ist das kein Fehler – sondern Absicht.

SAP ist:

  • kein Excel
  • kein Notizzettel
  • kein “Schnell-mal-ändern”-Tool

Sondern:

  • ein führendes System
  • mit rechtlichen und kaufmännischen Anforderungen
  • für komplexe Organisationen

Oder anders gesagt:

SAP schützt das Unternehmen – notfalls auch vor dem Benutzer.

8. Die wichtigste Erkenntnis für SAP-Lernende

Am Ende jeder Schulung steht meist derselbe Aha-Moment:

“Wenn ich verstehe, wie SAP denkt, wird alles einfacher.”

Der Schlüssel ist:

  • SAP nicht bekämpfen
  • SAP nicht austricksen
  • sondern SAP logisch lesen lernen

Fazit aus der Trainer-Perspektive

Die SAP-Logik lässt sich auf einen Satz reduzieren:

SAP denkt in Prozessen, Belegen, Regeln und Integration – nicht in Einzellösungen.

Wer diese Denkweise übernimmt:

  • bucht sicherer
  • macht weniger Fehler
  • versteht SAP statt es nur zu bedienen

Und genau das ist das Ziel guter SAP-Schulungen.